Der er brug for, at flere chefer bliver skarpe på, hvordan man holder et godt møde.

- Danske medarbejdere er alt for dyre til dårlige møder. Vi har nogle af verdens højeste lønninger, så der er ikke råd til den slags. Virksomheden skal jo ikke betale en regning for et dårligt møde, men i realiteten er det en udskrivning at holde et dårligt møde. Dårlige møder kan potentielt betyde, at du er nødt til at ansætte flere, siger Mette Ullersted.

Hun har i mange år stået bag konsulentfirmaet Playmakers, hvor hun matcher konsulenter inden for et bredt felt med virksomheder, der har brug for input. I 2019 var hun med til at skabe en facilitatoruddannelse, og pointerne er blevet finpudset og velformuleret i den kommende bog "Tag Teten", der kan hjælpe til at lave bedre møder og processer.

- Det sker tit, at det ikke lykkes at få folk til at arbejde sammen i retning af et fælles mål. Selvom du samler folk, så arbejder de ikke nødvendigvis godt sammen. Der sker meget ofte det, at man kommer til at tale om noget, der ikke lige står på dagsordenen. Mange får lige en fed tanke. Man får lige luftet en gammel kæphest. Man skal lige markere, siger Mette Ullersted.

Men som titlen på bogen siger, så er det nødvendigt, at der er nogen, der tager teten, når det handler om at styre et møde eller en proces. Men i dag vil mange opleve, at når lederen har serveret budskabet, lyder det: "Er der nogen, der har nogle kommentarer?”

Det åbner for, at de ekstroverte og dem med det store taletidskort siger mest. Derimod kommer de introverte ikke til fadet, og resultatet er ineffektive møder, lyder det fra Mette Ullersted.

- Det er ikke altid, at du opdager et dårligt møde. Man oplever, at hvis man fik en god drøftelse, så var det også et godt møde. Men hvis du drøfter noget, så skifter man bare til at sige noget, og der er ikke noget struktur.

- Dem, som har en stor taleimpuls, de siger mest, men det er ikke nødvendigvis dem, der ved mest om indholdet. Det betyder, at man hurtigt bevæger sig væk fra emnet, og der kommer flere emner på bordet samtidigt. Der er nogen, der skal tage styringen, siger Mette Ullersted.

Den løse snak betyder, at det meget hurtigt bliver svært at konkludere noget, når der kommer for mange ord på banen, og hun er ret sikker på, at det er noget, de fleste kan nikke genkendende til i større eller mindre grad.

- Jeg mangler fortsat at møde den person, der siger, at i deres organisation holder de nogle pissegode møder. Det er interessant, for vi er mange, der holder virkelig mange møder hver dag, siger Mette Ullersted.

Der er også mange steder, hvor folk vil sige, at de er lykkedes med at forbedre møderne på nogle punkter. Men der er altid steder, hvor det halter.

- Det siger sig selv, at det ikke er godt med dårlige møder, og der er lavet mange undersøgelser, der viser, at folk bliver frustreret over at sidde i møder, der er ineffektive, mens arbejdsopgaverne bare vokser. Man bliver frustreret over, at man ikke kommer i dybden.

En af de vigtigste barrierer for at kunne lave bedre møder handler om at skabe mere effektive møder. Det handler om, at vi har en stærk tradition for at give ordet frit.

- Men der er alt for mange steder, hvor der er for mange ord. Det ligger i luften, at man kan sige, hvad man vil, siger Mette Ullersted.

Det er blevet en kultur, at det er en god ting, at alle kan sige noget. Og det uanset om man bare melder ind eller skal på en taleliste.

- Det er den vigtigste grund til, at vi har ringe og ineffektive møder. Det gør, at det ikke er dem med den største indsigt eller viden, der bidrager, men dem med den største talelyst, siger Mette Ullersted.

- Vi har skabt en kultur, hvor dem, der plejer at sige noget, dem forventer man også, at de byder ind. Det betyder, at "drøftelser" kommer til at fylde for meget.

Der er også hierarkiske kulturer, hvor der er uskrevne regler for, hvem der kan byde ind, og det betyder igen, at du ikke nødvendigvis får dem med den bedste indsigt på banen.

- Det betyder, at man ofte ikke kommer helt i bund, og man sætter punktet på næste møde. I situationen føles det ikke som at smide penge ud ad vinduet, men det er det jo. Samtidig betyder det, at det skaber utilfredshed. Hvis du går til for mange dårlige møder, så påvirker det din arbejdsglæde. Hvis du oplever, at det er de samme tre, der altid taler, eller chefen taler uafbrudt, så mister du motivationen, siger Mette Ullersted.

Hvad er så svaret på udfordringen? Hvordan undgår du, at medarbejderne kører sur i ligegyldige møder? Her er der tre faser.

- Det handler om det, der sker før mødet. Hvad er det, man vil opnå? Hvorfor er man egentlig samlet? Derefter skal du kigge på, hvad er ”leverancen” fra mødet, og hvad er det for en stemning, som folk skal forlade mødet med?

- Skal de tænke: ”Vi står med et meget større problem, end jeg havde regnet med?” Eller skal de sige, at det bliver nok meget fedt med et nyt it-system? Skal man i en tilstand, hvor man vil løse et problem? Eller skal man gå begejstret fra mødet? Der er mange muligheder, men du er nødt til at gøre det klart, før man planlægger et møde, siger Mette Ullersted.

For at skabe et godt møde er du nødt til på forhånd at "designe" mødet, så man ved, hvad man vil opnå. Man skal på en måde designe det, så dem, der ved noget om emnet får taletid, og samtidig kan du nedtone, hvem der kommer med modstand

- Der er mange ting, du kan justere på. På selve mødet handler det også om, hvordan man tager rummet. Hvordan lytter man? Hvordan kommer man igennem, hvis du skal ramme mange mennesker? Hvordan bruger du dit kropssprog, så ham, der snakker meget, kan blive dæmpet lidt ved den måde, du bevæger dig rundt i rummet, siger Mette Ullersted og fortsætter:

- Alt handler om, at du skaber et møde, der gør det muligt, at vi når de ting, vi skal sammen. Men det er ikke nødvendigvis i et lokale, hvor bordene står i et U. Et møde kan tage mange former i forhold til, hvad det skal levere. Men der er mange møder, hvor man går derfra med en god drøftelse. Men hvis du ikke kan konkludere noget, så er mødet stukket af, siger Mette Ullersted.

ㅤㅤㅤㅤㅤ